5. September 2018

Referat fra bestyrelsesmøde d. 5. September 2018.

Deltagere: Hanne Lind, Rikke Pedersen og Søs Skøtt.
Fraværende: Jens Nielsen og Hans Peder Thaysen.

1. Havevandring.
Det var den sidste havevandring for 2018. Haverne i Haveforeningen Djævlekløften er overordnet rigtig pæne. Der har ikke været meget brug for at tage kontakt til lejerne i 2018. Dejligt at se, at alle bruger meget energi på at holde haverne flotte.


2. Godkendelse af referat fra den 1/8-2018.
Referatet godkendt.


3. Formanden informerer.
  Vi har i Haveforeningen modtaget 5000 kr. til vores toiletprojekt af Jubilæumsfonden af 12.08.1973.

Vi har brugt sommeren til at finde vores pladser i en bestyrelse, og er nu klar til at udvide med suppleanter til møderne. Fremadrettet vil vores bestyrelsesmøder foregå i lokalerne Konsul Graus Gade 11, Kolding.

Vi påpeger at når et bestyrelsesmedlem underskriver et brev med PBV ( på bestyrelsens vegne ), eller sin titel, skal man være obs. på at det er en enig bestyrelse der står bag disse breve.

Ved mere alvorlige situationer, eks. en opsigelse, vil der fremadrettet være underskrift fra HELE
bestyrelsen.

4. Opfølgning på påmindelser.
Bestyrelsen har opsagt en have lejere siden sidst.

5. Igangværende projekter.
Toiletbygningen.
Landmåleren har haft nogle vanskeligheder vedr. nogle gamle matrikelnumre. Han forventer at gå i gang med målingen snarest.
Der er søgt godkendelse af op føring at vores nye toilethus, og den er forhånds godkendt fra By- og
Udviklingsforvaltningen.

Bestyrelsesmail.
Vi har haft nogle udfordringer med at få en ny bestyrelsesmail op at køre. Vi har prøvet forskellige
muligheder, og prøver nu en alm. gmail. Den nye mail som vi fremadrettet kan kontaktes på er:

Djaevlekloften@gmail.com.

6. Økonomi.
Regnskab for august måned blev fremlagt og gennemgået. Betalingerne til toiletprojektet begynder at komme ind på kontoen.

7. Svar på mails.
Da vi sidder i en bestyrelse, og det er vigtigt, at vi alle ved hvad der foregår, vil formanden have at man som et minimum skriver et ok, eller hvilket som helst tegn, til de ting, der bliver sendt ud.
Man har som bestyrelsesmedlem pligt til, dagligt, at kontrollere om der er mails, der skal godkendes.

8. Evt.
Vi vil i bestyrelsen gerne afskaffe ordet ”godkendelse”, da vi ser ordet meget negativt. Måske det fremover skal hedde ”info møde”, hvor vi informerer om hvad det vil sige at have en kolonihave. Hvad vi forventer af en ny kolonist, osv.
Vi skal have lavet en skabelon for, hvad det er vi skal huske ved det første ”informations møde” med en ny lejere.

 Rikke vil gerne alle blive informeret om nye (mulige) havelejer/kolonister og at vi alle vil/kan få mulighed for at deltage ved et infomøde (det gamle godkendelse) så det ikke er de samme der “godkender” hver gang… og evt. at der kan blive “godkendelse” de dage vi har bestyrelsesmøder.

Rikke har et ønske om et skab ved ”pergolaen”, hvor vi ved hvert arrangement kan tage et gruppebillede, skrive anledning, måned og årstal.
Der skal undersøges hvem, der har ansvar for vores store træer.

Vi vil i bestyrelsen gerne afskaffe ordet ”godkendelse”, da vi ser ordet meget negativt. Måske det fremover skal hedde ”info møde”, hvor vi informerer om hvad det vil sige at have en kolonihave. Hvad vi forventer af en ny kolonist, osv.
Vi skal have lavet en skabelon for, hvad det er vi skal huske ved det første ”informations møde” med en ny lejere.

Rikke vil gerne alle blive informeret om nye (mulige) havelejer/kolonister og at vi alle vil/kan få mulighed for at deltage ved et infomøde (det gamle godkendelse) så det ikke er de samme der “godkender” hver gang… og evt. at der kan blive “godkendelse” de dage vi har bestyrelsesmøder.

Rikke har et ønske om et skab ved ”pergolaen”, hvor vi ved hvert arrangement kan tage et gruppebillede, skrive anledning, måned og årstal.
Der skal undersøges hvem, der har ansvar for vores store træer.

Næste bestyrelsesmøde afholdes Konsul Graus Gade 11, den 9/10-2018 kl. 18.30.

PBV
Søs Skøtt